Dématérialisation des factures : pourquoi mettre en place cette technologie pour les entreprises ?
Aujourd’hui, que l’on soit particulier ou professionnel, chacun reçoit des factures de différentes entités plusieurs fois par semaine, par mois, par année. Traditionnellement, celles-ci étaient envoyées par courrier à l’adresse postale du destinataire mais depuis quelques temps nous parlons de dématérialisation de documents, notamment pour l’envoi des factures.
Cette technologie électronique a la volonté d’être en adéquation avec son temps de plus en plus digitalisé, tout en assurant plus de confidentialité et de sécurité. Celle-ci représente seulement 5% des émissions et réception des factures sur le marché Européen.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Par définition, une facture électronique est créée, émise et reçue sous un format digital généralement par mail ou via une connexion sur une plateforme dédiée à la récupération de documents dématérialisés.
Tout comme une facture en format papier, la version électronique présente l’ensemble des éléments, des données exigées sur les documents de facturation : SIREN, SIRET, raison sociale, TVA, etc. Le document est simplement édité en PDF pour être lisible sur l’ensemble des appareils que possède votre client : téléphone, ordinateur, tablette, etc.
Pour les professionnels, quels sont les avantages de dématérialiser leur facturation ?
Vous vous en doutez, si cette solution se démocratise c’est qu’elle présente de nombreux bénéfices pour l’ensemble des entreprises :
- Réduction des coûts de traitement de 50 à 75% comparé à la transmission en version papier
- Accélération du processus et un meilleur respect des délais de paiement
- Traçabilité accrue grâce au partage des statuts de traitement, facilitant ainsi l’obtention d’une piste d’audit fiable (PAF)
- Mise en conformité avec la réglementation fiscale française
- Préparation aux obligations réglementaires à venir de e-invoicing et e-reporting
Facture électronique : est-ce que c’est obligatoire pour les pros ?
En France, il faut savoir que le déploiement de l’obligation de facturation électronique va se faire progressivement, par étapes, et ce, sur plusieurs années pour laisser le temps aux entreprises de s’adapter à cette nouvelle réforme fiscale dans les meilleures conditions possibles.
Quelques dates à retenir pour être conforme à cette obligation :
- 1er juillet 2024 : les grandes entreprises doivent entrer en conformité
- 1er janvier 2025 : c’est au tour des entreprises de taille intermédiaire de sauter le pas
- 1er janvier 2026 : il s’agit du dernier type de structures professionnelles à déployer cette solution : les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux microentreprises
Pour s’acquitter de leurs, les entreprises auront deux choix possibles pour transmettre leurs factures :
- Passer par Chorus Pro : un portail public de facturation qui existe depuis 2017 et est déjà utilisé pour l’échange de factures pour les transactions avec le service public.
- Passer par une plateforme d’un partenaire de l’administration.
A noter que la confidentialité des données est garantie par l’administration qui sera vigilante à la sécurité des informations transmises par chacune des entités.