Optez pour un logiciel de gestion électronique des documents adapté à vos équipes !

Vous avez besoin d’un logiciel de gestion électronique de documents adapté à vos besoins au sein de votre société ou votre entreprise ? SGI vous accompagne dans le choix du type d’outil, la mise en place complète de ces solutions dans les différentes structures professionnelles.

De nos jours, les documents professionnels sont nombreux, réglementés et à conserver sans cesse pour diverses démarches à réaliser rapidement ou dans le futur. Il peut s’agir d’une tâche chronophage et répétitive, déplaisante pour certains. Le fait d’avoir une plateforme avec des modèles, des systèmes d’automatisation peut se montrer rassurant et faire gagner du temps à vos collaborateurs. De plus, vous disposerez d’un historique, une traçabilité numérique intéressant en cas de contestation notamment.

Par exemple, si un client affirme ne pas avoir reçu une facture, vous pouvez démontrer l’envoi de celle-ci grâce à la preuve affichée sur votre outil avec l’heure, le jour d’envoi, etc.

// PRESENTATION DU LOGICIEL DE GESTION DE DOCUMENTS

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de dématérialisation de documents ?

Également appelé GED, les logiciels de gestion électronique de documents permettent une gestion et un stockage numérique des documents professionnels :

  • fiches de paie,
  • factures électroniques,
  • notes de frais,
  • exports comptables,
  • etc.

Bien sûr, les normes légales et juridiques sur les éléments qui doivent être présents sont les mêmes que sur les documents en format papier.

Par définition, le terme GED (Gestion Electronique des Documents) correspond à tous les processus numériques rattachés à la gestion des flux des documents au sein d’une entreprise, une structure professionnelle.

En somme, cet outil peut être à destination des collaborateurs tout comme des clients et il simplifie l’édition et l’accès aux documents personnels à titre professionnel, analyse le flux des documents et automatise certaines tâches, missions répétitives telles que la validation des factures, etc.

// FONCTIONNALITÉS

Que faire avec un logiciel dédié à votre gestion de dématérialisation de document ?

Comme dans tout logiciel, les fonctionnalités sont multiples avec des objectifs définis pour vous aider dans vos missions quotidiennes. L’ensemble des outils proposent des services similaires et semblables.

Gestion des flux de documents

La plateforme permet de centraliser les fichiers de divers formats au sein d’un seul et même endroit. Ces outils sont adaptés au travail de façon collaborative, en paramétrant des droits d’accès selon des utilisateurs. La recherche par mots-clés, permet de retrouver facilement les informations demandées.

Dématérialisation des formulaires

Tout comme pour les formulaires de collecte d’informations, de satisfaction, d’inscription sous format papier, vous pouvez en créer sous format numérique avec les logiciels GED. Toutes les réponses seront stockées au même endroit, le traitement et la consultation des données sera plus simple et vous pourrez le faire quand vous le souhaiterez.
// LES AVANTAGES

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de dématérialisation de documents ?

Généralement disponible sur ordinateur et sur une application pour une consultation via un smartphone, les logiciels de gestion électronique de documents sont faits pour vous accompagner et faciliter l’édition, la collecte, l’archivage et la sauvegarde de l’ensemble des documents professionnels, et ce, de manière digitale, numérique.

Chez SGI, nous vous conseillons de travailler avec l’éditeur de logiciel Zeendoc, un partenaire de confiance depuis de longues années.

// Parlez-nous de votre projet, nous aurons une solution adaptée.

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