La gestion des congés est une tâche administrative pouvant s’avérer fastidieuse. Certaines entreprises ont toujours recours au papier pour gérer les congés et absences de leurs employés. Dans certains cas, cette formule Old School peut suffire mais le passage à des outils dématérialisés est inéluctable tant ils simplifient la gestion des congés. Ces outils s’avèrent d’ailleurs indispensables pour les entreprises en croissance et en phase d’embauche pour améliorer la gestion des ressources humaines. Les absences doivent être gérées de façon efficace pour optimiser la gestion de la rémunération et ainsi éviter les pépins au moment de la paie.

Trois critères pour choisir le bon logiciel de gestion de congés :

Voici les critères qui doivent être pris en compte avant l’acquisition de votre logiciel de congés. Ils vous aideront à faire le tri parmi les nombreuses options s’offrant à vous sur la toile.

1. L’interface

L’ergonomie et le design sont des éléments clés souvent mis à l’écart dans l’élaboration de certains progiciels. Pour simplifier la tâche de votre service des ressources humaines et de l’ensemble de vos employés, il est important d’opter pour un logiciel intuitif.

Au moment de la demande de congé, l’employé doit pouvoir visualiser clairement le nombre de congés et de RTT pris/restants, sur un compteur actualisé. Ainsi, il n’aura pas à consulter le service RH pour obtenir l’information recherchée. L’autonomie des utilisateurs est un élément clé à ne pas négliger.

Depuis cette interface, les managers doivent pouvoir accéder au planning des absences et ainsi disposer d’un tableau de bord permettant de visualiser le taux de présence des employés. Le logiciel doit également être en mesure d’alerter en temps réel les managers et le service des ressources humaines à chaque demande de congé pour optimiser le processus de validation.

2. L’interopérabilité avec votre logiciel de paie

Comme nous le soulignions plus haut, la gestion des congés impacte fortement la gestion de la rémunération. Il est donc primordial que votre outil de gestion de congés s’intègre parfaitement à votre environnement logiciel. En d’autres termes, les données extraites de votre outil doivent être lisibles par votre logiciel de gestion de paie pour faciliter l’édition des bulletins de salaire.

3. Le respect de la législation en vigueur

Nombreux sont les TPE ou PME à utiliser des fichiers Excel pour gérer les plannings et les congés. Les tableaux ont l’avantage d’être facilement éditables mais il y a un inconvénient, et pas des moindres : l’actualisation de ses fichiers. Il faut s’assurer que les tableaux et autres outils de gestion de congés utilisés sont à jour et du respect de la loi en vigueur. Ces tableaux sont également peu intuitifs ce qui peut rendre leur remplissage fastidieux.

Source : Logitheque

Ecrit par SGI le
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